Ghidul complet al contabilității pentru PFA: de la obligații la digitalizare

Administrarea unui PFA (Persoană Fizică Autorizată) vine cu o libertate fantastică, dar și cu un set de reguli fiscale care pot părea copleșitoare la început. Dacă vrei să transformi „hârțogăria” într-un proces simplu, iată tot ce trebuie să știi.      

Ce obligații contabile are un PFA

Spre deosebire de un SRL, un PFA conduce o contabilitate în partidă simplă. Asta înseamnă că nu ai nevoie (obligatoriu) de un contabil autorizat CECCAR, dar ești responsabil pentru:

• Evidența încasărilor și plăților: Completarea Registrului de Încasări și Plăți (RIP) și a Registrului de Evidență Fiscală (REF).

• Facturarea corectă: Emiterea facturilor conform codului fiscal și, mai nou, transmiterea lor obligatorie prin sistemul e-Factura.

• Păstrarea documentelor: Arhivarea facturilor, chitanțelor și a extraselor de cont pentru o perioadă de minimum 5 ani.

• Calculul și plata taxelor: Determinarea impozitului pe venit și a contribuțiilor sociale (CAS și CASS) în funcție de pragurile în vigoare.

Sistem real vs. normă de venit: care ți se potrivește?

Alegerea sistemului de impozitare este cea mai importantă decizie financiară pe care o vei lua.

Atenție! Din 2024, plafonul pentru norma de venit a scăzut la 25.000 EUR. Dacă depășești această sumă, vei trece automat la sistem real în anul următor.

Ce declarații fiscale trebuie depuse și când

Calendarul fiscal al unui PFA se învârte în jurul unui singur document major: Declarația Unică (Formularul 212).

1. Declarația Unică (Termen: 25 Mai): Se depune pentru a declara venitul realizat în anul precedent și venitul estimat pentru anul în curs. Tot acum se definitivează și taxele datorate.

2. Declarația 070 / 700: Se depune la înființare sau când apar modificări (de exemplu, trecerea la plătitor de TVA).

3. Declarațiile de TVA (300, 394, 390): Doar dacă ești plătitor de TVA sau ai cod special de TVA pentru achiziții intracomunitare (ex. reclame Facebook/Google).

Top soluții de contabilitate pentru PFA

Dacă nu vrei să completezi manual tabele Excel, există soluții moderne care automatizează totul:

• SOLO: Este prima soluție de „contabilitate completă” care funcționează ca un serviciu digital. Nu este doar un soft de facturare, ci preia întreaga responsabilitate: depunerea Declarației Unice, legătura cu e-Factura, consultanță și chiar plata amenzilor dacă ei greșesc ceva.

• SmartBill / FGO: Platforme excelente de facturare și gestiune, care se pot conecta cu contabilul tău pentru exportul datelor.

• Saga C: Un soft clasic, robust, dar cu o interfață mai tehnică, preferat de contabilii de modă veche.

Contabilitate DIY vs. externalizată — avantaje și riscuri

Mulți freelanceri încep prin a-și face singuri contabilitatea (Do It Yourself), dar pe măsură ce business-ul crește, riscurile cresc și ele.

• DIY (Pe cont propriu):

  • Avantaj: Costuri zero (aparent).

  • Risc: Erori de calcul, ratarea termenelor ANAF și stresul constant cauzat de schimbările legislative dese (cum a fost introducerea e-Factura).

• Externalizată (Contabil clasic sau SOLO):

  • Avantaj: Siguranță juridică, timp economisit și optimizare fiscală (plătești mai puține taxe legal).

  • Cost: O taxă lunară care, de cele mai multe ori, este mai mică decât amenda pentru o singură declarație depusă greșit.

Concluzie: Mai mult timp pentru proiecte, mai puțin pentru birocrație

Contabilitatea nu ar trebui să fie o barieră în calea succesului tău ca freelancer. În 2026, a ține contabilitatea „la sacoșă” este nu doar riscant, ci și ineficient.

Recomandarea noastră: Dacă vrei să scapi complet de grija ANAF, portarea la SOLO este cea mai inteligentă mutare. Platforma preia tot greul — de la integrarea cu e-Factura până la reprezentarea ta în fața autorităților — totul pentru o fracțiune din costul unui contabil tradițional. Astfel, tu rămâi cu ce contează: dezvoltarea portofoliului și timpul tău liber.

Sursa foto – freepik